Riteniamo fondamentale informarti di un imminente aggiornamento di Microsoft Teams, il cui rilascio è atteso per l'inizio del 2026, che introduce una nuova funzionalità, con significative implicazioni per la privacy e l'organizzazione del lavoro ibrido.
Microsoft prevede di implementare una funzionalità che consentirà al software di rilevare automaticamente la presenza fisica del dipendente in sede e segnalerà con un'apposita "etichetta" se è connesso "In ufficio" o sta lavorando da remoto.
Come funziona?
L'identificazione non si baserà su dati di geolocalizzazione GPS, dati IP o monitoraggio continuo degli spostamenti, ma avverrà attraverso il riconoscimento della rete Wi-Fi aziendale registrata a cui il dispositivo del lavoratore si connette.
Una volta rilevata la connessione alla rete aziendale, il sistema mostrerà un'etichetta di stato (ad esempio, "In ufficio") sul profilo del dipendente in Teams, visibile ai colleghi e ai superiori.
La funzione non sarà attiva di default: la sua abilitazione dipenderà unicamente dall'Amministratore IT (e quindi dall'Azienda/Datore di Lavoro), che dovrà attivarla in base alle proprie policy interne.
Quali implicazioni per la privacy?
Nonostante Microsoft abbia dichiarato che l'obiettivo è meramente quello di facilitare la pianificazione di riunioni e la gestione dei gruppi di lavoro in un contesto ibrido, questa funzione introduce la possibilità di un controllo a distanza e solleva questioni delicate sotto il profilo normativo, in particolare ai sensi del GDPR e della normativa nazionale sul lavoro.
In Europa, alcune Aziende sono state sanzionate per pratiche di sorveglianza eccessiva: Amazon France ha ricevuto una multa di 34 milioni di euro e H&M Germania di 35 milioni di euro per raccolta e gestione impropria di dati dei dipendenti
Un ulteriore aspetto da considerare riguarda la gestione dei dati: Teams è una piattaforma americana, quindi bisogna verificare se le informazioni restano su server Ue o vengono trasferite all’estero, con implicazioni legali rilevanti.
Quali sono gli aspetti da considerare?
Se stai prendendo in considerazione l'attivazione di questa nuova funzione di Microsoft Teams, dovrai tenere conto almeno dei seguenti punti:
1. Finalità e base giuridica: sarà necessario identificare una solida base giuridica (es. esecuzione di un contratto, legittimo interesse) e definire in modo trasparente e specifico le finalità per cui il dato di presenza viene trattato (es. gestione delle presenze/assenza, pianificazione degli spazi, ecc.).
2. Valutazione d'Impatto (DPIA): l'utilizzo di un sistema che traccia, anche in modo indiretto, la presenza fisica dei lavoratori in sede per monitorare l'adempimento delle politiche di lavoro ibrido/presenza, potrebbe comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati.
3. Informativa ai lavoratori: sarà obbligatorio aggiornare tempestivamente l'Informativa privacy, nonché le Policy interne, per informare i dipendenti in modo chiaro e completo sulla natura del dato raccolto, la modalità e il luogo di raccolta, la finalità e la base giuridica del trattamento, il periodo di conservazione, i soggetti a cui il dato è reso visibile.
4. Sensibilizzazione: i dipendenti e, soprattutto, gli Amministratori di Sistema e il reparto HR, dovranno essere formati e informati sui rischi, sui vantaggi e sui limiti di utilizzo del dato di presenza, al fine di evitare abusi o utilizzi non conformi al GDPR.
Se ritieni che questa funzione sia realmente necessaria in un quadro di decisione strategica ed esigenze organizzative, contatta immediatamente il nostro team, che sarà a tua completa disposizione per consigliarti e supportare la tua organizzazione al fine di poter adottare funzioni innovative nel rispetto totale della normativa.
Per qualsiasi informazione potete contattarci e all'indirizzo mail assistenza@opendata.it per approfondire insieme ai nostri consulenti.